Soros Foundation Moldova (FSM)

09 iulie 2018

1. Cadrul general
Fundația Soros-Moldova (FSM) este o organizație neguvernamentală, nonprofit și apolitică, care are ca scop promovarea valorilor societății deschise în Moldova. FSM contribuie la democratizarea societății prin elaborarea și implementarea unor programe în diverse domenii.

Pe parcursul anului 2018, FSM implementează proiecte operaționale care prevăd organizarea unor sesiuni de instruire pentru beneficiarii proiectelor.

2. Obiectul concursului
FSM anunță organizarea unui concurs public de selectare a companiilor care prestează servicii hoteliere/organizare conferințe, instruiri și care vor oferi spațiu pentru cazare și alte condiții necesare pentru o bună desfășurare a activităților, conform cerințelor de mai jos:
a. LOT 1 (training/seminar în afara or. Chișinău, inclusiv cazarea participanților);
b. LOT 2 (training/seminar în or. Chișinău, inclusiv cazarea participanților);
c. LOT 3 (training/seminar în or. Chișinău, fără cazarea participanților).

Scopul urmărit este de a asigura cele mai bune condiții pentru sesiunile de instruire a beneficiarilor și conferințe. În vederea atingerii acestui scop, compania selectată va oferi servicii de cazare și/sau alimentare, una sau mai multe săli de conferințe dotate cu echipamentul necesar, alte servicii relevante în dependență de specificul evenimentului.

Companiile interesate pot depune ofertele doar pentru unul dintre loturi, două loturi sau pentru toate cele 3 loturi specificate.

3. Condițiile concursului

Cerințe pentru condițiile de cazare:

• cazare per noapte pentru minim 35 de persoane (camere single și twin cu paturi separate); 
• condiții adecvate în camere: posibilitatea de a regla temperatura în cameră în funcție de timpul de afară (cald sau rece);
• grup sanitar în cameră (apă caldă și rece), baie/duș;
• alte comodități (existența conexiunii la internet în cameră, TV, frigider, aer condiționat etc.) vor constitui un avantaj.

Cerințe pentru desfășurarea activităților de instruire:

• sală de conferințe cu un spațiu adecvat pentru activități interactive, vă rugăm specificați numărul sălilor de conferințe, numărul de participanți pentru fiecare sală, dotarea fiecărei săli de conferințe, echipamentul pentru traducere simultană și de sonorizare, dacă acesta există;
• dotarea sălii de studii cu mese și scaune, care pot fi ușor schimbate astfel încât grupul de participanți să se poată re-organiza în diferite situații. De exemplu, mesele și scaunele să fie aranjate în formă de cerc/pătrat sau să fie posibilă formarea mai multor grupuri mici de lucru. Existența scaunelor de conferință cu măsuță rabatabilă ar putea constitui un avantaj;
• echipament necesar pentru proiectarea prezentărilor Power Point sau vizualizarea materialelor video: laptop, proiector, ecran, boxe;
• existența unui sistem de ventilare/aer condiționat corespunzător sălii;
• conexiune la Internet (vă rugăm să indicați numărul de utilizatori activi ai conexiunii la Internet în cadrul complexului hotelier; viteza de acces (dowload/upload); acces Wi-Fi; tehnologia de conexiune la Internet).

Cerințe pentru alimentarea participanților la instruire:

• servicii de alimentare: mic dejun, pauză de cafea, prânz și cină;
• meniu variat, inclusiv de post sau vegetarian (felul întâi, felul doi, salată, desert, băuturi răcoritoare);
• pauze de cafea: plăcinte sau fructe, prăjituri sau bomboane, ceai, cafea;
• condiție obligatorie: mâncarea trebuie să fie proaspăt pregătită;
• asigurarea cu apă plată (minim 2 sticle x 0,5l pe zi/per pers) pentru toată durata evenimentului.

4. Modalitatea de participare la concurs
Companiile interesate sunt invitate să depună dosarul complet, care va conține:

• A. Oferta financiară completată, în mod obligatoriu, conform formularului din Anexa nr. 1 (ofertele de prețuri în alt format nu vor fi examinate). Daca se ofertează pentru un singur lot, sau doar două loturi din cele trei, se vor completa doar câmpurile pentru care participați la concurs, respectiv tabelul pentru loturile neofertate va rămâne necompletat. De asemenea, în cadrul fiecărui lot ofertat se vor completa doar pozițiile pentru care aveți posibilitatea să participați la concurs, iar lipsa anumitor poziții dintr-un lot nu va fi considerată ca ofertă incompletă.
• B. Oferta tehnică:

a. informații despre cazare și logistică, conform cerințelor solicitate în prezentul anunț, imagini care să prezinte condițiile de cazare, de alimentație (sala restaurantului), de desfășurare a activităților și de petrecere a timpului liber în cadrul complexului hotelier. Vă rugăm să indicați numărul de camere single și camere twin din numărul total de camere disponibile. Pozele vor constitui un avantaj în luarea deciziei de selectare a companiei, iar Fundația, în caz de necesitate, va vizita localurile indicate în oferte, pentru a lua o decizie finală

b. propuneri de meniu (inclusiv de post sau vegetarian) pentru mic dejun, pauză de cafea (două pauze pe zi), prânz și cină (masă tradițională și bufet suedez), conform costurilor specificate de dvs. în oferta financiară;

c. copiile autorizațiilor de funcționare și ale documentelor aferente gestionarului (act de clasificare, extras de la Registrul de Stat al persoanelor juridice și/sau certificat de înregistrare, autorizație sanitară de funcționare).

Oferta tehnică trebuie să includă toate cele 3 componente solicitate.

Oferta va fi evaluată în baza sumei totale pentru servicii pentru un eveniment calculat pentru 30 persoane conform formulei indicate în Anexa nr.1.

În urma evaluării ofertelor, Fundația va stabili un clasament al contractelor, care va fi utilizat de către toate departamentele Fundației, inclusiv beneficiarii de granturi ai FSM.

Dosarele incomplete nu vor fi examinate!

5. Plata pentru serviciile prestate

Compania selectată (pentru fiecare LOT în parte) va presta serviciile solicitate conform condițiilor indicate de FSM în prezentul document și în baza contractului semnat între părți (compania selectată și FSM).

Contractele vor fi încheiate cu companiile selectate pe o perioadă minimă de 12 luni, cu posibilitatea de extindere cu încă 24 luni.

Toate prețurile indicate în ofertă (anexă la contract) sunt fixe și rămân neschimbate pe toată perioada valabilității contractului, iar plățile vor fi efectuate în baza conturilor finale în lei moldovenești la cursul din ziua facturii.

6. Depunerea dosarelor

Companiile interesate sunt invitate să expedieze prin poștă sau să depună dosarul de participare la sediul Fundației Soros-Moldova, str. Bulgară nr. 32, mun. Chișinău. Vă rugăm să includeți oferta tehnică și oferta financiară într-un singur plic sigilat/semnat/ștampilat și să-l adresați dnei Elena VACARCIUC, directorul financiar al FSM, cu mențiunea „Licitație deschisă pentru achiziția serviciilor hoteliere și de logistică, Fundația Soros-Moldova”. În cazuri excepționale, ofertele pot fi expediate și prin e-mail la evacarciuc@soros.md, dar FSM nu poate garanta confidențialitatea deplină a acestora.

Termenul-limită pentru depunerea dosarelor complete la sediul Fundației Soros-Moldova este 23 iulie 2018, ora 15:00. Deschiderea ofertelor va avea loc la sediul Fundației pe data de 23 iulie 2018, ora 15:15. Dosarele recepționate/depuse după expirarea termenului-limită nu vor fi admise în concurs.

Informații suplimentare pot fi obținute apelând la numerele 022270031 sau 022270232. Persoane de contact: Marcel Varmari, manager finanțe și programe. Natalia Camburian, coordonatoare programe.